So arbeiten Sie mit der Rechnungsbox
Einmal einrichten
Unter «Einstellungen» tragen Sie Ihren Betrieb, die Steuerart (mit Mehrwertsteuer, Kleinunternehmer oder nicht mehrwertsteuerpflichtig), Ihre Umsatzsteuer-ID oder Steuernummer und Ihre IBAN ein. Diese Angaben stehen später auf jeder Rechnung und in der E-Rechnung.
Preisliste und Kunden pflegen
Unter «Preisliste» steht, was Sie anbieten, zum Nettopreis und mit dem passenden Steuersatz. Unter «Kunden» speichern Sie Ihre Kunden mit vollständiger Adresse. Beides übernehmen Sie beim Schreiben einer Rechnung mit einem Klick.
Rechnung schreiben
«Neue Rechnung» legt einen Entwurf an. Wählen Sie den Kunden, fügen Sie Leistungen hinzu und passen Sie Menge und Preis an. Summen und Mehrwertsteuer (auch bei gemischten Sätzen) rechnet die Rechnungsbox laufend aus. Ein Entwurf hat noch keine Nummer und lässt sich jederzeit ändern oder löschen.
Ausstellen
Mit «Rechnung ausstellen» bekommt der Entwurf seine fortlaufende Nummer (R-Jahr-0001, 0002 …) und wird unveränderbar. So bleibt die Nummernfolge lückenlos, wie es das Steuerrecht verlangt. Die Rechnung enthält jetzt die E-Rechnung.
Verschicken
Mit «Per Mail verschicken» geht die Rechnung als PDF an den Kunden, sofern der Mailversand eingerichtet ist. Sonst laden Sie das PDF herunter und verschicken es selbst und vermerken das. Bei Kunden mit Leitweg-ID (Behörden) lässt sich zusätzlich die XRechnung als XML herunterladen.
Zahlung im Blick
Auf der Übersicht sehen Sie, was offen und was überfällig ist. Geht Geld ein, klicken Sie «Zahlung eingegangen». Ein versehentlicher Klick lässt sich zurücknehmen.
Korrigieren per Storno
Eine ausgestellte Rechnung wird nicht mehr geändert oder gelöscht. Bei einem Fehler klicken Sie «Stornieren». Es entsteht eine Gutschrift mit eigener Nummer, die die Rechnung aufhebt; danach schreiben Sie eine neue, richtige Rechnung (am einfachsten über «Kopie als neuer Entwurf»).
Was ist eine E-Rechnung?
- Das PDF der Rechnung enthält die Rechnungsdaten zusätzlich maschinenlesbar (Format ZUGFeRD, Profil EN 16931). Ihr Kunde sieht ein normales PDF; seine Buchhaltungssoftware liest die Daten automatisch ein.
- In Deutschland müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, und das Ausstellen wird schrittweise Pflicht. Mit dieser Rechnungsbox sind Sie vorbereitet.
- Auf jeder ausgestellten Rechnung sehen Sie, ob die E-Rechnung im PDF enthalten ist. Falls sie sich einmal nicht erzeugen lässt, bekommt der Kunde trotzdem eine saubere PDF-Rechnung, und Sie sehen einen Hinweis.
- Rechnungen an Behörden brauchen eine Leitweg-ID. Dann bietet die Rechnungsbox zusätzlich die XRechnung als XML-Datei an.
Wichtig zu wissen
- Die Rechnungsbox ersetzt keine Steuerberatung. Prüfen Sie Steuerart, Sätze und Texte einmalig mit Ihrer Treuhänderin oder Ihrem Steuerberater.
- Ausgestellte Rechnungen behalten die Angaben, die beim Ausstellen galten, auch wenn Sie später Ihre Einstellungen ändern.
- Rechnungen müssen aufbewahrt werden (in der Regel zehn Jahre). Sichern Sie deshalb die Daten regelmässig.